Déménagement et désaffectation de laboratoire

Personnes-ressources du Bureau de la gestion du risque - Université d'Ottawa
Spécialiste Nom Courriel Téléphone
Directrice adjointe, Radioprotection et biosécurité Lois Sowden-Plunkett lsowden@uottawa.ca 613-562-5800 ext. 3058
Spécialiste, Règlements de radiation   rad.safety@uottawa.ca 613-562-5800 ext. 3057
Spécialiste, Sécurité laser et rayons X   laser.safety@uottawa.ca 613-562-5800 ext. 2000
Spécialiste, Règlements de biosécurité   bio.safety@uottawa.ca 613-562-5800 ext. 3153

Aperçu de la procédure de désaffectation de laboratoire

Le déménagement d’un laboratoire est un processus complexe et exigeant, dont chaque phase nécessite la diligence requise. Avec une planification efficace, les chercheurs et l’Université peuvent procéder de manière ordonnée et sécuritaire. Ce document renferme des consignes sur les responsabilités, les attentes et les procédures relatives aux déménagements dans la Faculté des sciences.

Rôles et responsabilités

Alors qu’il revient au chercheur principal d’organiser l’essentiel du déménagement, certaines responsabilités incombent à d’autres membres du personnel de la Faculté des sciences. Les responsabilités de chaque intervenant dans un déménagement sont décrites ci-après.

Cadres de la Faculté

Avant un déménagement, il faut diffuser un avis qui doit être signé par le doyen ou le directeur administratif, afin de donner des précisions sur le déménagement et la date estimative. 

Chercheur principal

Le chercheur principal est responsable de coordonner le personnel et les étudiants participant au déménagement. De concert avec la Gestion de la santé, de la sécurité et du risque (SSR) et l’équipe de l’aménagement et des installations, le chercheur principal et les étudiants diplômés assument les responsabilités suivantes :

  • Fixer la date de la fin des travaux en laboratoire (ex. la date à laquelle la recherche prendra fin)
  • Déléguer les tâches aux étudiants diplômés.
  • Informer la SSR et les secteurs concernés du Bureau de la gestion du risque (BGR) des risques biologiques, radioactifs et associés aux lasers
  • Signer et soumettre les formulaires de mise hors service d’équipement
  • Séparer et emballer les produits chimiques
  • Assurer la propreté du laboratoire avant le départ

Équipe de gestion de la santé, de la sécurité et du risque

L’équipe de SSR consulte et forme le personnel au sujet du transport sécuritaire des produits chimiques, en conformité à la Loi sur le transport des marchandises dangereuses et à son Règlement. C’est aussi l’équipe à contacter pour l’élimination de produits chimiques.

Équipe de l’aménagement et des installations

Cette équipe offre un soutien et le personnel nécessaire pour un déménagement. Elle est consultée au sujet du déménagement et du démontage de l’équipement (y compris le matériel de bureau et de laboratoire), de l’organisation des ressources matérielles et voit aux aspects logistiques du déménagement. C’est l’équipe à contacter pour organiser le déplacement des téléphones et des ordinateurs.

Service des immeubles

Le personnel du Service des immeubles est chargé du nettoyage final du laboratoire avant l’installation de nouveaux chercheurs. À son arrivée pour effectuer le nettoyage final des comptoirs et des planchers, l’équipe du Service des immeubles s’attend à ce que le laboratoire soit libre de produits chimiques et que les chercheurs sortants aient fait un nettoyage préliminaire. Il N’EST PAS attendu du Service des immeubles qu’il nettoie les surfaces enduites de produits chimiques, car son personnel n’a pas suivi de formation à ce sujet et il ne doit pas être exposé à un environnement de travail dangereux.

Bureau de la gestion du risque

Entre autres responsabilités, le BGR veille à ce que la recherche menée à l’Université d’Ottawa soit conforme aux lois provinciales et fédérales et aux règlements municipaux.

Le BGR compte des spécialistes des règlements qui voient à la bonne marche des activités suivantes :

Acquisition de permis et mise hors service du matériel de biosécurité, de radiation, laser et de rayons X
  • Spécialiste des règlements de biosécurité :
    • Courriel
    • Tél. : 613-562-5800 poste 3153
  • Spécialiste des règlements en matière de lasers et de rayons X
    • Courriel
    • Tél. : 613-562-5800 poste 2000 
  • Spécialiste des règlements de radioprotection
    • Courriel 
    • Tél. : 613-562-5800 poste 3057
Licences d’utilisation de substances contrôlées
  • Spécialiste en gestion environnementale
    • Courriel
    • Tél. : 613-562-5800 poste 3056
Suivi des produits chimiques
  • Gestionnaire, Affaires réglementaires de HECHMET 
    • Courriel
    • Tél. : 613-562-5800 poste 1983
Divers

Vous avez une question qui ne figure pas dans la liste? Contactez l’équipe de SSR par courriel ou par téléphone au 613-562-5800 poste 6425.

Règlements et attentes

Que les chercheurs commencent ou cessent leurs travaux de recherche à l’Université d’Ottawa, les laboratoires doivent être prêts à l’occupation. Il est parfois difficile d’atteindre cet objectif, car il faut assurer la conformité aux lois provinciales et fédérales et aux règlements municipaux ainsi que répondre aux attentes de l’Université. L’annexe A des Lignes directrices visant les mesures de protection aux installations de stockage de produits chimiques et de déchets (en anglais seulement), du ministère de l’Environnement de l’Ontario, est une excellente ressource à consulter, car elle renferme de nombreux règlements.

Produits chimiques

Qu’un chercheur déménage dans un laboratoire au bout du couloir ou dans un autre immeuble, les produits chimiques doivent être transportés de façon sécuritaire et sécurisée. Transports Canada a publié plusieurs documents sur le transport des marchandises dangereuses (TMD). Avant un déménagement important, les chercheurs doivent être informés de différentes exigences précisées dans la Loi sur le transport des marchandises dangereuses et son Règlement. Ces exigences visent notamment l’étiquetage et la séparation des produits chimiques, les règlements régissant l’emballage, et le transport des produits à l’extérieur des immeubles.

Consultez l’équipe de SSR avant d’entreprendre un déménagement important de produits chimiques. Elle peut vous conseiller sur l’emballage, la manutention et le transport appropriés des matières dangereuses.

Hottes

Il existe différents types de hottes à l’Université d’Ottawa dont plusieurs sont soumises à une analyse pour confirmer leur propreté. Il revient aux chercheurs d’assurer que les hottes sont nettoyées correctement. Si une hotte doit être mise hors service, contactez l’équipe de SSR . 

Même s’il peut être difficile de nettoyer complètement une hotte, la Faculté des sciences s’attend à ce que les hottes et les armoires de liquides inflammables soient visuellement propres et libres de contaminants. Les hottes ordinaires d’évacuation de vapeurs chimiques et les armoires peuvent être nettoyées par n’importe quel membre de l’équipe de recherche. Bien avant un déménagement, vous devez contacter le spécialiste du BGR concerné pour les autres types de hottes (produits biologiques dangereux, acide fluorhydrique, matières radioactives, métaux lourds, etc.) qui coordonnera l’analyse des contaminants et donnera des suggestions sur les moyens de décontamination.

Surfaces et planchers

Les employés de l’Université d’Ottawa ont le droit d’être informés de conditions de travail dangereuses et de refuser de travailler dans ces conditions, en conformité au Code canadien du travail. À ce titre, les chercheurs doivent informer le personnel du Service des immeubles des dangers possibles que présentent les surfaces dans les laboratoires. Une fois qu’un laboratoire est libre de produits chimiques, le personnel de recherche doit nettoyer toutes les surfaces. Ensuite, un membre du Service des immeubles doit essuyer une dernière fois tous les planchers et les surfaces après que le laboratoire est inoccupé pour qu’il soit sécuritaire pour le personnel.

Préparatifs de la désaffectation de laboratoire

La planification efficace permet de minimiser les erreurs et les retards dans le déménagement d’un laboratoire. Pour assurer une transition la plus harmonieuse possible, imprimez la Liste de vérification préalable à la désaffectation de laboratoire qui vous servira de guide pour toutes les étapes de déménagement à suivre.

Confirmation du déménagement ou de la désaffectation de laboratoire

La première chose à faire est de confirmer que le laboratoire sera déménagé ou désaffecté. Pour ce faire, vous devez contacter le directeur administratif ou le doyen de la Faculté des sciences. Si vous n’avez pas reçu une demande officielle de désaffectation de laboratoire du doyen, contactez-le dans les plus brefs délais.

Établissement du calendrier

Une fois que la date du déménagement a été fixée par le doyen ou le directeur administratif, il est temps d’établir le calendrier. La date la plus importante inscrite au calendrier est le dernier jour des travaux de recherche. Le personnel de la Faculté des sciences peut vous aider dans le processus, mais sans cette date, la planification ne peut commencer. Les prochaines étapes sont la planification concernant le déménagement de l’équipement, des substances dangereuses et du matériel de soutien.

Équipement

L’objectif est de réduire le plus possible la perte de temps de recherche, et le déménagement de l’équipement est souvent l’élément crucial pour l’atteindre. Le déménagement de l’équipement peut compter de nombreuses étapes et nécessiter des permis, en vue d’assurer le démontage et le remontage adéquats. Il faut déménager en premier l’équipement essentiel à la recherche. Il est préférable de commencer par un inventaire général de l’ensemble de l’équipement, y compris les appareils de réfrigération et de congélation et les armoires de produits inflammables. Pour assurer un déménagement efficace, informez dès que possible l’équipe de l’aménagement et des installations de l’équipement à déplacer ou non et celui à mettre hors service. Pour déménager de l’équipement, vous devez remplir un Formulaire de mise hors service d’équipement (PDF).

Il faut aussi prendre en considération l’équipement qui restera sur place. Les hottes spécialisées et les surfaces de travail utilisées pour la recherche employant la radiation ou les matières biologiques dangereuses doivent être décontaminées. Pour les services de décontamination biologique ou radioactive, contactez le spécialiste du BGR concerné.

Produits chimiques

L’aspect le plus dangereux du déménagement ou de la désaffectation d’un laboratoire est le déplacement des substances chimiques, biologiques et radioactives. Pour assurer un déménagement réussi, informez-vous des méthodes sécuritaires et efficaces concernant la gestion des déchets et l’inventaire, la séparation, l’emballage, l’étiquetage et le transport des produits chimiques. Pour préparer le déménagement ou la désaffectation d’un laboratoire, contactez l’équipe de SSR pour connaître la date de la prochaine séance de formation sur le TMD. Renseignez-vous aussi sur les produits chimiques que vous utilisez en imprimant les renseignements dans le système Vertére, le Règlement sur le TMD, les Lignes directrices en matière d’emballage et le Tableau de compatibilité chimique, qui vous serviront de guides pour le déménagement des produits chimiques.

Planification d’urgence

Alors que certains employés de la Faculté des sciences peuvent être au courant du déménagement ou de la désaffectation d’un laboratoire, la majorité du personnel de l’Université ne l’est pas. Il est recommandé d’informer le Service de la protection de tous les déplacements de matières ou d’équipements dangereux. Les agents de protection sont titulaires d’un certificat de secourisme et peuvent boucler un secteur en cas d’accident. Le poste à composer dans les situations non urgentes est le 5499. En cas d’urgence, vous pouvez les joindre au poste 5411.

Calendrier d’un projet hypothétique

Jours Items

Jour 1

Notification du déménagement ou de la désaffectation d’un laboratoire

Jour 7

Présentation de la liste de vérification préalable au déménagement

Détermination de la date d’achèvement des travaux de recherche

Jour 14

Achèvement des travaux de recherche

Fin de la période de validité des permis et des licences

Jours 14 à 21

Préparatifs de l’équipement principal pour le déménagement

Jour 21

Déménagement de l’équipement principal

Jours 21 à 28

Séparation et emballage ou élimination des produits chimiques

Jour 28

Déménagement des principaux produits chimiques

Jour 30

Nettoyage du laboratoire

Procédure de décontamination de laboratoire

Maintenant que la planification est terminée, il est temps de déménager. La Liste de vérification préalable au déménagement est un excellent guide pour vérifier si toutes les tâches sont accomplies, mais vous devez remplir la Liste de vérification pour la fermeture ou la désaffectation de laboratoire et le formulaire détaillé de mise hors service d’équipement pour terminer le déménagement.

Produits chimiques

Pour éviter de déménager inutilement des matières dangereuses, faites l’inventaire des produits chimiques qui se trouvent dans le laboratoire. Vous pouvez utiliser le système d’inventaire des produits chimiques de l’Université (Vertére) ou effectuer un inventaire interne pour confirmer les produits chimiques présents dans le laboratoire. Tous les produits chimiques périmés ou inutilisables doivent être mis de côté et éliminés. Concernant toute matière dangereuse non identifiée ou dont les risques sont inconnus, contactez l’équipe de SSR pour obtenir des conseils. Les produits chimiques peuvent être éliminés en soumettant un Formulaire de demande de collecte de déchets chimiques.  

Après avoir évalué l’inventaire de produits chimiques du laboratoire et éliminé correctement les produits inutilisables, il est temps de séparer les produits par catégorie (ET NON alphabétiquement) et de les emballer de manière sécuritaire. Consultez les directives à ce sujet dans le Règlement sur le TMD. L’équipe de SSR peut aussi offrir une formation dans le laboratoire afin d’assurer la conformité au Règlement. Vous pouvez également vous reporter aux Lignes directrices en matière d’emballage et au Tableau de compatibilité chimique pour l’emballage des produits chimiques. Remarque : les Lignes directrices en matière d’emballage et le Tableau de compatibilité chimique ne sont pas exhaustifs. Il est donc important que le personnel de laboratoire s’informe des propriétés des produits chimiques à emballer.

Après avoir correctement emballé les matières dangereuses pour leur déménagement, vous devez déterminer leur destination. Le Règlement sur le TMD donne des précisions sur le transport des matières dangereuses dans les voies publiques ou non. La Faculté des sciences a établi les scénarios suivants concernant le transport des matières dangereuses : 

  1. À l’intérieur d’un immeuble sur le campus;
  2. À un autre immeuble sur le campus, mais sans utiliser les voies publiques;
  3. À un autre immeuble sur le campus en utilisant les voies publiques;
  4. Un déménagement permanent à l’extérieur du campus.

 L’Université dispose de divers véhicules et chariots de transport pour aider au déménagement. Pour les déménagements sur le campus, il faut utiliser les chariots avec rebords. Vous devez porter en tout temps l’équipement de protection individuelle (EPI) lors du transport de matières dangereuses. Le transport dans une automobile ou une fourgonnette doit respecter le Règlement sur le TMD et le conducteur doit être titulaire d’un certificat de TMD.

Déchets

La séparation des déchets est cruciale pour assurer la conformité à la législation environnementale. Il existe divers types de déchets qui doivent suivre différents processus. Si une matière ne peut être identifiée ou les méthodes d’élimination sont inconnues, contactez l’équipe de SSR qui en fera l’évaluation.

L’équipe de SSR est chargée de l’élimination des déchets chimiques. Pour l’élimination quotidienne ou de petite quantité de déchets chimiques, remplissez et envoyez le Formulaire de demande de collecte de déchets chimiques à l’équipe de SSR. Pour de grandes quantités de produits chimiques, contactez l’équipe de SSR pour obtenir une poubelle laboratoire. Contactez le spécialiste du BGR concerné pour les déchets biologiques ou radioactifs.

Le Service des immeubles est responsable des déchets non chimiques. Lorsqu’un laboratoire produit des déchets non dangereux (y compris les éclats de verre placés dans une boîte en carton ondulé), n’importe qui peut contacter le Service des immeubles au poste 2222 pour qu’ils soient collectés. (Notez que ce service peut prendre jusqu’à dix jours ouvrables.)

Les déchets d’équipement sont traités par l’équipe de l’aménagement et des installations. Certains équipements (p. ex. compresseurs, réfrigérateurs et congélateurs) doivent faire l’objet de mesures particulières avant leur élimination sécuritaire. Plus tôt vous informez l’équipe de l’aménagement et des installations de cet équipement, plus tôt le déménagement ou l’élimination aura lieu.

Équipement

La communication favorise les déménagements efficaces. Même si une conversation avec un membre du Service des immeubles peut suffire, la présentation d’un Formulaire de mise hors service d’équipement renseigne le Service sur l’ensemble de l’équipement en cause. Dans la planification du déménagement ou de la désaffectation d’un laboratoire, accordez la priorité à l’équipement le plus important pour la recherche. Il faut aussi informer le BGR du déménagement de matériel spécialisé visé par un permis ou devant être ajusté.

  • Spécialiste des règlements de biosécurité :
    • Courriel
    • Tél. : 613-562-5800 poste 3153
  • Spécialiste des règlements en matière de lasers et de rayons X
    • Courriel
    • Tél. : 613-562-5800 poste 2000 
  • Spécialiste des règlements de radioprotection
    • Courriel 
    • Tél. : 613-562-5800 poste 3057

Le matériel de bureau est aussi très important pour la recherche. Concernant les déménagements sur le campus, l’équipe de l’aménagement et des installations coordonne le déplacement du mobilier et peut fournir des caisses pour les petits articles. Elle peut aussi entreprendre le déplacement des ordinateurs et des téléphones ainsi que la réaffectation des numéros de téléphone.

Posez vos questions concernant les téléphones, Internet et autres technologies bureautiques au Service de l’informatique et des communications, poste 6555. 

La Faculté des sciences s’attend à ce que les hottes et les armoires de liquides inflammables soient visuellement propres et libres de contaminants. Nettoyez les hottes ordinaires d’aspiration de vapeurs chimiques et les armoires avec de l’eau et un détergent. Il faut informer au préalable l’équipe de SSR et le spécialiste du BGR concerné lorsque d’autres types de hottes sont en cause.

Achèvement du déménagement

Félicitations, vous avez déménagé votre laboratoire! La dernière étape consiste à remplir la Liste de vérification pour la fermeture ou la désaffectation de laboratoire et à demander à un membre de l’équipe de SSR ou du Service des immeubles de confirmer le statut du laboratoire. Après avoir obtenu cette dernière signature, le processus est terminé, et vous pouvez soumettre le formulaire à l’équipe de SSR.

Documents de référence

  • Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario, L.R.O. 1990
  • Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) – Règlement 860
  • Loi sur les produits dangereux (loi fédérale)
  • Code de prévention des incendies de l’Ontario (Règl. de l’Ont. 388/97), modifié par (Règl. de l’Ont. 398/98 et 428/98)
  • Loi sur la protection de l’environnement, L.R.O. 1990, chap. E.19
  • Loi canadienne sur la protection de l’environnement, 1999, L.C. 1999, chap. 33 (LCPE)

Coordonnées

Gestionnaire, santé, sécurité et risque
Pubalee Bera
Tel: 613-562-5800, poste 6425
Pavillon Tabaret, pièce 322
pbera@uOttawa.ca

Adjoint à la santé, sécurité et risque
Carl Farah
Tel.: 613-562-5800, poste 4580
Pavillon CAREG, pièce 516
science.safety@uOttawa.ca

Gestionnaire de l'aménagement et des installations
Sean Kirkwood
Tel: 613-562-5800, poste 6030
Pavillon Tabaret, pièce 378B
skirkwoo@uOttawa.ca

Coordonateur de l'aménagement et des installations
David Needham
Tel: 613-562-5800, poste 6020
Tabaret, pièce 336
science.facility@uOttawa.ca

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